Informationen zum Datenschutz
Information zum Datenschutz für verschiedene Bereiche / Dienste
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
Information zum Datenschutz (Erstinformation) bei KIJUda
Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
KIJUda – Datenschutzberatung
Marvin Strohmeier
Zum Weidental 1
37136 Seulingen
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
- Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Stand: 25.04.2024
Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d)
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die:
KIJUda – Datenschutzberatung
Marvin Strohmeier
Zum Weidental 1
37136 Seulingen
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.kijuda.com/about/
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von Marvin Strohmeier gesichtet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Stand: 15.01.2026
Information zum Datenschutz beim Einsatz von Microsoft Teams
Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz beim Einsatz von Microsoft Teams dar:
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die
KIJUda – Datenschutzberatung
Marvin Strohmeier
Zum Weidental 1
37136 Seulingen
Welche Daten von Ihnen werden bei der Nutzung von Microsoft Teams verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Bei der Durchführung von Online-Meetings über Microsoft Teams werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Name und E-Mail-Adresse der Teilnehmenden (zur Identifikation und Einladung)
- Verbindungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Browsertyp)
- Audio- und Videodaten während des Meetings
- Chat-Nachrichten innerhalb des Meetings
- Metadaten (Zeitpunkt der Teilnahme, Dauer, verwendete Funktionen)
- Optional: Transkription des Meetings (nur bei vorheriger Zustimmung aller Teilnehmenden)
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Durchführung von Online-Meetings und digitalen Besprechungen
- Gewährleistung der technischen Funktionalität der Kommunikation
- Verbesserung der Qualität und Sicherheit der Online-Kommunikation
- Bei aktivierter Transkription: Erstellung von schriftlichen Protokollen und Nachbereitungsdokumenten zur besseren Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der besprochenen Inhalte
Besonderheiten bei der Transkribierung von Meetings
Die Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams wandelt gesprochene Inhalte in Textform um. Diese Funktion wird nur dann aktiviert, wenn:
- Alle Meeting-Teilnehmenden vor Beginn der Aufzeichnung/Transkription ausdrücklich zugestimmt haben
- Die Teilnehmenden auf die laufende Transkription deutlich hingewiesen werden (automatische Benachrichtigung durch Teams)
- Die Speicherung und Verwendung der Transkription im Einklang mit dem ursprünglichen Meeting-Zweck steht
Wichtig: Teilnehmende können einer Transkription widersprechen. In diesem Fall wird keine Transkription erstellt oder die bereits begonnene Transkription wird abgebrochen und gelöscht.
Die erstellten Transkriptionen werden:
- Ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert
- Nur berechtigten Personen (Meeting-Organisator und eingeladene Teilnehmende) zugänglich gemacht
- Nach Wegfall der Erforderlichkeit oder auf Verlangen gelöscht
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) – insbesondere bei Aktivierung der Transkriptionsfunktion
- Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
- Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) – z.B. für effiziente Geschäftskommunikation
- Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
Für die Transkription von Meetings ist in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) aller Teilnehmenden erforderlich.
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Meeting-Daten:
- Verbindungsdaten und Metadaten werden nach Beendigung des Meetings automatisch durch Microsoft Teams verarbeitet
- Chat-Nachrichten bleiben für die Teilnehmenden verfügbar, sofern nicht anders vereinbart
Transkriptionen:
- Werden gespeichert, solange sie für den dokumentierten Zweck erforderlich sind
- Standardmäßig erfolgt eine Löschung nach Projektabschluss oder auf Anforderung
- Maximal: Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. 6-10 Jahre bei geschäftsrelevanten Unterlagen)
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.
Im Zusammenhang mit Microsoft Teams erfolgt eine Datenverarbeitung durch:
- Microsoft Corporation als Auftragsverarbeiter (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO)
- Microsoft verarbeitet die Daten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union
- Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO
Transkriptionen werden:
- Nicht an Dritte außerhalb der berechtigten Meeting-Teilnehmenden weitergegeben
- Nur auf ausdrückliche Anforderung und mit Zustimmung geteilt
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Datenverarbeitung bei der Nutzung von Microsoft Teams erfolgt:
- Primär in Rechenzentren der Microsoft Corporation innerhalb der Europäischen Union (Deutschland, Niederlande, Irland)
- Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in Drittländer außerhalb der EU übertragen
- Durch entsprechende Konfiguration wird sichergestellt, dass alle Daten im EU-Raum verbleiben
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Speziell bei Transkriptionen haben Sie das Recht:
- Der Transkription vor Beginn zu widersprechen
- Eine bereits erteilte Einwilligung zur Transkription jederzeit zu widerrufen
- Die Löschung von Transkriptionen zu verlangen, an denen Sie beteiligt waren
- Eine Kopie der Transkription zu erhalten
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Stand: 15.01.2026
Information zum Datenschutz bei der Nutzung von Zoom für Webinare und Schulungen bei KIJUda
Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung von Zoom für Webinare und Datenschutzschulungen dar:
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
KIJUda – Datenschutzberatung
Marvin Strohmeier
Zum Weidental 1
37136 Seulingen
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Im Rahmen der Durchführung von Zoom-Webinaren und Datenschutzschulungen verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
Registrierungsdaten (vor dem Webinar):
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Name des Unternehmens/Arbeitgebers
- Optional: Funktion/Position im Unternehmen
Webinar-Teilnahmedaten (während und nach dem Webinar):
- Verbindungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen)
- Teilnahmezeiten (Zeitpunkt des Beitritts und Verlassens des Webinars)
- Anwesenheitsdauer
- Chat-Nachrichten während des Webinars (falls genutzt)
- Antworten auf Fragen/Umfragen während des Webinars
- Lösungswörter am Ende des Webinars zur Überprüfung der Teilnahme
Zweck der Verarbeitung:
- Versand von Teilnahmelinks und Zugangsdaten zum Webinar
- Durchführung von Datenschutzschulungen und Webinaren
- Überprüfung der ordnungsgemäßen Teilnahme (Anwesenheitsdauer und korrekte Lösungswörter)
- Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen
- Nachweis der erfolgten Schulung gegenüber dem Arbeitgeber/Auftraggeber
- Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten im Rahmen der Datenschutz-Schulungsverpflichtung
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
Die Durchführung des Webinars dient der Erfüllung des Schulungsvertrages mit Ihrem Arbeitgeber bzw. der vorvertraglichen Maßnahmen.Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
Die Überprüfung der Teilnahme liegt in unserem berechtigten Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation der Schulung.Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
Die Dokumentation der Schulungsteilnahme kann zur Erfüllung datenschutzrechtlicher Nachweispflichten erforderlich sein.
Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Besonderheiten bei der Teilnahmeüberprüfung
Um die erfolgreiche Teilnahme an den Datenschutzschulungen nachzuweisen, prüfen wir:
Anwesenheitsdauer: Die Teilnahme gilt als erfolgreich, wenn Sie während der gesamten Schulungsdauer anwesend waren. Zoom erfasst automatisch die Zeitpunkte, zu denen Sie dem Webinar beitreten und es verlassen.
Lösungswörter: Am Ende des Webinars werden Lösungswörter abgefragt, die nur bei aufmerksamer Teilnahme korrekt beantwortet werden können. Die Eingabe der richtigen Lösungswörter dient als zusätzlicher Nachweis der aktiven Teilnahme.
Teilnahmebescheinigung: Nach erfolgreicher Teilnahme (ausreichende Anwesenheitsdauer + korrekte Lösungswörter) erhalten Sie bzw. Ihr Arbeitgeber eine Teilnahmebescheinigung.
Diese Überprüfung ist erforderlich, um die gesetzlichen Schulungspflichten im Datenschutz ordnungsgemäß zu dokumentieren und nachzuweisen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Registrierungsdaten und Zugangsdaten:
- Werden zur Versendung des Teilnahmelinks benötigt und nach erfolgreichem Versand bei Zoom gelöscht
Teilnahmedaten während des Webinars:
- Werden unmittelbar nach Beendigung des Webinars bei Zoom gelöscht
Dokumentation der Teilnahme (bei uns):
- Name, Unternehmen, Teilnahmedatum, Anwesenheitsdauer und Ergebnis der Lösungswörter-Abfrage werden für Nachweiszwecke gespeichert
- Aufbewahrung für die Dauer des Mandatsverhältnisses mit Ihrem Arbeitgeber
- Maximal jedoch nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 3 Jahre als Nachweis der Schulungsverpflichtung)
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.
Auftragsverarbeiter:
- Zoom Video Communications Ireland Ltd. (Betrieb der Webinar-Plattform)
- Mit Zoom wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen
Weitergabe an Ihren Arbeitgeber/Auftraggeber:
- Die Dokumentation Ihrer Teilnahme (Name, Datum, Ergebnis) wird an Ihren Arbeitgeber übermittelt, sofern dieser die Schulung beauftragt hat
- Dies dient der Erfüllung der gesetzlichen Schulungsnachweispflichten
Wo werden die Daten verarbeitet?
Zoom verarbeitet Ihre Daten ausschließlich im Zoom-Datenraum EU. Wir haben mit Zoom entsprechende vertragliche Vereinbarungen getroffen, die sicherstellen, dass Ihre Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden.
Die von uns erstellten Teilnahmenachweise und Dokumentationen werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.
Spezifische Rechte bei Webinar-Teilnahme:
- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Teilnahmedaten
- Recht auf Berichtigung bei fehlerhaften Angaben (z.B. falsch geschriebener Name)
- Recht auf Löschung nach Wegfall der Aufbewahrungspflichten
- Recht auf Erhalt einer Kopie Ihrer Teilnahmebescheinigung
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Stand: Januar 2025